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                    安徽圣悅文化傳媒有限公司

                    合肥活動公司:一場活動的預算要如何做呢?

                    2020.07.28

                        不同的活動,在人數、活動場地、活動時間、活動大小等等方面的不同,都會影響它的預算。那么一場活動的預算要如何做呢?合肥活動公司來告訴大家吧!


                    合肥活動公司:一場活動的預算要如何做呢?


                        合肥活動公司:一場活動的預算要如何做呢?

                        1.了解活動的基本信息:

                        對于一場活動,我們要制定預算的前提,就是非常清晰的知道這次活動的基本信息,包括以下幾個重要的方面:

                        主辦方信息:包括主辦方名稱、主辦方性質、所屬行業,成立年限、主營業務、競爭對手、核心優勢以及發展愿景等等。

                        活動類型:活動一般有兩種類型,一種是市場活動,活動參加者都是外部的人員,另外一種是行政活動,活動參加者都是公司內部的人員;

                        活動周期:這個活動需要持續多少時間;

                        活動人員:這個活動有多少人參加,他們分別是什么人群;

                        活動目標:主辦方想讓活動參與者有怎樣的感受,想達到的活動目的。

                        了解完這些基本信息后,我們就來將一場活動中需要考慮的內容以及每項內容大概的花費來做一下詳細的分析:

                        2.活動場地

                        一場像樣的活動必須得有一個像樣的活動場地,像樣的活動場地的基本要求是:場地交通方便、周邊設施齊全、場地要夠大、場地的層高要夠高以及好要有它的標志性及特殊性。根據我們的經驗,像樣的活動場地一般有這幾類,星級酒店、郵輪、秀場、劇院、展覽館以及特殊場地,如果自己組織內部有類似的大型會議室或者工廠廠房可以用,也是合適的。

                        活動中所涉及到的舞美設備

                        活動中的區域規劃通常包含以下幾個部分:

                        以歡迎、互動、展示為主的區域:歡迎區、互動區、簽到區、合影區、展示區(形象展示、產品展示、歷程展示)、茶歇區等,這些區域的主要作用是起到歡迎引導嘉賓、嘉賓互動、產品服務展示的作用,這些區域一般都設置在宴會廳外部,當然也有一些活動宴會廳內部空間較大,也會設置在宴會廳內部,這些區域在活動開始前,活動中間的茶歇休息時間使用率較高;

                        以活動流程為主的區域:舞臺區及嘉賓座位區等,這個區域的主要作用是活動整個環節的呈現區域,一般設置在宴會廳內部,這些區域在活動的整個環節,都會被使用;

                        每場活動必不可少的區域還有:嘉賓休息區、停車區等,這些區域如果是酒店、專業會議、會展場地,則不需要活動公司考慮,但是如果活動現場在空曠的戶外場地,這些區域則需要活動公司考慮并完成規劃設計布置。

                        3.活動中的燈光規劃(活動中哪些區域需要燈光渲染、需要怎樣的燈光配置):

                        一場像樣的活動,一定會有主題基調,想給參與活動的人營造的氛圍,這與現場的燈光有著密不可分的關系,就燈光的功能而言,有以下幾類:顏色類燈光、效果類燈光、照明類燈光。

                        顏色類燈光:這類燈光主要是用LED帕燈來控制的,主要目的為營造整個活動區域的氛圍,比如海洋氛圍用藍色燈光、溫馨氛圍用粉紅色等等。這類燈光經常用于活動中所有區域。

                        效果類燈光:這類燈光主要是用光束燈、搖頭燈來控制的,光束燈可以做出光束閃爍效果、搖頭燈可以做出圖案、花紋以及logo效果。這類燈光常用于舞臺區以及觀眾區。

                        照明類燈光:這類燈光主要是用帕燈、成像燈、觀眾燈來控制的,可以控制舞臺區、觀眾區等區域的光線明暗程度。這類燈常用于舞臺區及觀眾區。

                        4.活動中的音響規劃(活動中哪些區域需要聽到聲音/音樂、需要怎樣的音響配置):

                        活動中音響的作用是為了讓參與活動的人感受活動的聲音,包含嘉賓致辭的聲音、現場的音樂等等。一個常見的誤區是音響=喇叭,一場像樣的活動對于聲音的要求是極高的,聲音需要讓每個參與活動的嘉賓都清晰的聽到;需要讓每個參與活動的嘉賓能隨著聲音的起伏變化感受到活動的進程以及活動的高潮;需要讓活動中的每個環節有序的進行。有很多場地,酒店、會所是自帶音響的,但是很多時候,音響的品質不是很好,會非常影響活動的進展,通常遇到的問題就是,喇叭數量不夠,得讓需要講話的人輪流換著說話,影響活動的順暢;音響不斷地產生嘯叫,非常刺耳,影響活動的正常進行,也影響嘉賓的心情;音量非常小,得讓嘉賓以及歌手扯著嗓子說話唱歌……

                        所以,小編還是建議,一場像樣的活動,需要用專業的音響,盡管有些場地有音響,但是為了活動的順暢性、規格性,還是有必要的。

                        5.活動中的媒體

                        市場活動一般都會有媒體發稿的需求,媒體有以下幾種分類:平面媒體、網絡媒體、電視媒體以及新媒體。近幾年由于新媒體的沖擊,平面媒體、電視媒體的市場占有率大幅度下滑,效果也有了一定的影響。

                        傳統方式中,媒體采購基本上都需要通過公關公司來采購,客戶與媒體間存在著極大的信息不對稱,隨著互聯網的發展,目前已經有了很多媒體采購的互聯網平臺,大家有需要也可以直接上平臺進行采購。

                        6.活動中的多媒體制作

                        有很多活動中采用了大量的LED屏幕,這些LED屏幕花費不菲,比傳統的背景板要靈活很多,可以播放PPT、視頻(動畫、宣傳片)等,然而有些公司花了巨額的費用卻沒有花時間在這些多媒體內容上,有時候讓LED屏幕變成了一個靜態的背景,在LED屏幕上的花費非常不值得。

                        所以,小編建議,如果一場活動中采用了LED屏作為背景呈現,可以放一些預算在呈現在大屏幕中的多媒體上。

                        7.活動中的儀式道具:

                        一場像樣的活動必須得有高潮部分,沒有高潮的活動就像一灘平淡的死水,毫無生機,讓人提不起精神,參加完活動后記憶也不深刻。如果活動中有一個儀式環節,則會給活動富裕高潮的節點,如果儀式做的特別新穎,特別有兩點,則會讓人記憶深刻。

                        8.活動中的專業活動服務人員

                        一場像樣的活動,需要幾類專業的活動服務人員。他們分別是:主持人、禮儀小姐、模特、攝影攝像、演藝人員,有些要求更高的活動,甚至有速記、安保、保潔、同傳等人員的需求。

                        9.活動中的印刷物

                        一場像樣的活動包含這些印刷物:邀請函、禮品袋、嘉賓證、席卡、活動手冊、流程表、臂貼、海報等;

                        10.活動中的禮品

                        一般而言,活動中的禮品有以下幾個分類:

                        工藝類(如:木制品,水晶制品)、

                        家居類(如:保溫杯,廚房用具、茶具)、

                        電子產品類(如:充電寶,U盤、數碼產品)、

                        辦公禮品(如:禮品筆,記事本),商務禮品(如:旅行箱、名片夾)、

                        個性定制類(如:馬克杯、領帶夾、會徽)。

                        以上就是合肥活動公司給大家介紹的關于一場活動的預算應該如何做的問題,希望能夠對大家有所幫助。如果大家還有關于活動策劃、,禮儀慶典策劃等問題待解決,歡迎來咨詢我們!

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